ANALISTA ADMINISTRATIVO

1. Identificación del Puesto

• Nombre del cargo: Analista Administrativo.
• Área/Departamento: Administración y Finanzas / Gestión Pública.
• Reporta a: Coordinador de Administración / Gerente de Administración.
• Personal a cargo: No posee.

1. Objetivo Estratégico del Puesto

Garantizar la continuidad operativa y legal de la organización mediante la ejecución, seguimiento y control de los procesos administrativos internos, asegurando el estricto cumplimiento de los lineamientos, normativas y tramitaciones exigidas por las instituciones de la administración pública.

1. Responsabilidades y Funciones Clave

• Tramitación ante Entes Públicos: Gestionar, introducir y hacer seguimiento a solvencias, permisos, licencias comerciales y registros ante ministerios, alcaldías y organismos del Estado.
• Control de Cuentas por Cobrar y Pagar: Realizar el seguimiento de facturas, órdenes de pago corporativas y el procesamiento de compromisos económicos con proveedores.
• Gestión de Compras y Suministros: Coordinar la adquisición de insumos bajo criterios de transparencia, solicitando cotizaciones, armando expedientes de compras y evaluando opciones costo-beneficio.
• Control de Caja Chica: Administrar, registrar y rendir los fondos asignados para gastos menores operativos, garantizando que los soportes de facturación cumplan con las exigencias de ley.
• Gestión Documental y Archivo: Custodiar, organizar y mantener actualizados los expedientes físicos y digitales de contratos, convenios y documentos legales de la empresa, listos para auditorías gubernamentales.
• Apoyo Logístico: Coordinar la logística de viáticos, movilización de personal, atención a inspecciones oficiales y correspondencia institucional.

1. Perfil Profesional y Requisitos Técnicos

• Educación: Licenciado o TSU en Administración de Empresas, Gestión Pública, Ciencias Fiscales, Contaduría Pública o carrera afín.
• Experiencia: Entre 2 y 4 años en posiciones de análisis administrativo, con experiencia comprobada en relaciones y trámites con el sector público.
• Herramientas Informáticas: Dominio intermedio o avanzado de MS Office, con énfasis en MS Excel (tablas dinámicas, control de presupuestos y bases de datos).
• Conocimientos Específicos: Nociones de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, leyes de contrataciones públicas (si aplica), procesos de timbres fiscales, tasas gubernamentales y portales institucionales de trámites.

1. Competencias y Habilidades Blandas

• Orientación al cumplimiento legal: Rigor en el manejo de lapsos, prórrogas y requisitos exigidos por el Estado.
• Organización y planificación: Disciplina para priorizar múltiples trámites simultáneos y mantener los expedientes en orden impecable.
• Comunicación asertiva e institucional: Fluidez y formalidad para comunicarse con funcionarios públicos, proveedores y directivos.
• Proactividad y resolución: Capacidad para destrabar procesos burocráticos y dar solución rápida a imprevistos de documentación.