Asistente Administrativo - Supervisor de Residencia Manpower 15 jul

Prestigiosa Embajada se encuentra en la búsqueda de un Asistente Administrativo - Supervisor de Residencia, quien tendrá a cargo las siguientes funciones:

Como Asistente Administrativo de Inmuebles:

• Manejo del sistema Administrativo de uso interno para elaborar las requisiciones necesarias


• Manejo de Archivo


• Solicitudes de Presupuestos


• Solicitud, seguimiento e inspección de los trabajos, reparaciones y mantenimiento a realizar en los inmuebles arrendados


• Manejo de los Proveedores


• Manejo de Inventarios

Como Supervisor de Residencia

• Supervisar la residencia y al personal, planificando las tareas diarias de los mismos y controlando las horas extras y sobre-tiempo promoviendo el trabajo en equipo


• Elaboración de la Agenda Semanal de la Residencia que incluye, eventos oficiales y no oficiales, huéspedes, comidas de los Embajadores y sus familiares


• Supervisar el desarrollo de cada evento establecido en la agenda


• Llevar un registro de entradas, salidas y vacaciones del personal de la Residencia.


• Llevar un registro detallado de todas las situaciones, daños, problemas ocurridos con el personal y la Residencia


• Supervisar la cuenta de la residencia, incluye el manejo del presupuesto y de las cuentas.  Coordinar el pago de los proveedores con la Sección de Administración de la Embajada


• Supervisar el funcionamiento y organización de la Residencia


• Ser el enlace de la Embajada, Sección de Administración y el Personal de la Residencia para el mantenimiento de los enseres (mobiliario, reparaciones, trabajos, proveedores, entre otros), equipos y uniformes


• Supervisar los arreglos para los eventos oficiales, invitados y visitantes de la Residencia


• Asistir a los eventos de la Residencia, recibir a los invitados y supervisores al evento de principio a fin y proveer apoyo al personal de la Residencia y Mesoneros


• Organizar el espacio apropiado para los muebles y enseres, contratar personal extra y quipos cuando sea necesario


• Apoyar al Chef en la elaboración de los menús para cualquier ocasión u evento


• Ser el enlace entre el Asistente Personal de la Embajadora, la Secretaría de Eventos y los programas


• Mantener los inventarios de la platería, arte, etc., así como también colaborar con la Sección de Administración de la Embajada, para mantener los inventarios de la Residencia


• Supervisar los récords de los menús, la lista de invitados y los gastos


• Organizar el inventario de los regalos, llevar los récords de los regalos recibidos y las confirmaciones de los mismos


• Organizar las compras de comida, bebidas desde los distintos proveedores


• Administrar y mantener al día el inventario de comidas y bebidas


• Supervisar en unión con la Sección de Administración de la Embajada, el trabajo del jardinero y el diseñador de jardines


• Evaluar anualmente al personal de la Residencia de acuerdo a las políticas de la Embajada


• Realizar recorridas semanales alrededor y en el interior de la Residencia con la intención de verificar el cumplimiento de las tareas asignadas


• Planificar y organizar el entrenamiento del personal de la Residencia de acuerdo a las necesidades de la Residencia, previa discusión con la embajadora y su esposo


• Llevar un récord de los eventos y sucesos ocurridos en la embajada y discutirlos con la embajadora y su esposo, con el objeto de establecer mejoras a cualquier procedimiento o tarea para mantener los stándares de excelencia


• Responsable del manejo de la caja chica

Las persona